Si on prend une personne physique dans sa vie normale qui consomme en achetant des produits désirés, l'achat dans son cas se limite dans une seule action qui fournit les biens voulus par contre si on décide de changer l'environnement en traitant celle professionnelle avec une entreprise donnée, elle a toute une fonction qui s'appelle achat, joue un rôle de liaison important dans l'entreprise avec les fournisseurs externes (les marchés en amont) et l'achat ici ne se limite pas uniquement à une seule étape pour fournir les inputs, donc

On veut dire quoi par l'achat ?
Quel est son processus s'elle n'est pas une seule étape ?
Quels sont ses objectifs et son organisation?

Définition de l'achat

Le processus d'achat

Le(s) besoin(s)

La réception des besoins exprimés, par des demandes d'achat. Cette demande est émise par :

Les services utilisateurs : un atelier, un département administratif.
Les services du "commercial – achat : lorsqu'il s'agit d'achats réguliers.
Le service magasin : qui déclenche par l'approvisionnement quand il constate la baisse du stock.

la prospection des marchés

La recherche des fournisseurs capables de satisfaire les besoins exprimés. Elle se fait à l'aide de :

Contacts directs.
Annonces professionnelles dans des revues spécialisées.
Visites de salons organisés par les fournisseurs.
Catalogues distribués par des fournisseurs.
Pour les marchés importants, on recourt aux appels d'offres.

La sélection des fournisseurs

Il faudra analyser et évaluer les offres des fournisseurs possibles pour choisir le (s) meilleur(s) fournisseur(s). Les principaux critères (ou moyens) sont :

Critères quantitatifs

Prix et les réductions commerciales et financières.
Quantité…

Critères qualitatifs

Notion de la commande : La commande est un document contractuel, rédigé par le client, envoyé au fournisseur en mettant des obligations réciproques, les deux principales : Le fournisseur doit livrer la commande conforme aux critères du contrat par contre le client doit payer conformément aux critères du contrat.
Formes de la commande : Plusieurs moyens sont utilisés :

- Bon de commande : Un document envoyé au fournisseur auprès son Il contient les conditions d’achat déjà mentionnées. Le fournisseur adresse en retour l’accusée de réception à son client pour soit confirmer ou corriger la commande.
- Bulletin de commande : Un document qui est envoyé par le fournisseur à son client afin qu'il remplisse les quantités voulues.
- Lettre de commande.
- Fax
- Téléphone
- Internet…

Le suivi et la surveillance

Après la passation de la commande, le service achat doit assurer le suivi de la commande. Le suivi se concrétise par :

La confirmation de la commande par le fournisseur.
Surveillance des délais de livraison.
Relance du fournisseur s'il y a un retard.

La réception et le contrôle

L’envoi de la commande est accompagné d'un bon de livraison. A la réception des marchandises et matières, le service achat doit contrôler obligatoirement la conformité de la livraison à la commande et envoie le bon de réception. Le contrôle est divisé sur deux :

Le Contrôle quantitatif : Vérification la quantité à travers le contrôle du nombre de colis, des articles, etc.
Le Contrôle qualitatif : Vérification de l’état et de la qualité des articles. Ce contrôle peut être un contrôle exhaustif, c’est un examen individuel de chaque article ou un contrôle statistique, c’est un examen d’un échantillon choisi (si le nombre des articles est élevé).

À retenir

La fonction achat est en charge de la réception des besoins exprimés, par des demandes d'achat à travers les services concernés, la consultation via des appels d'offres et la sélection des fournisseurs en rapprochant les appels d'offres aux cahiers de charges. Plus qu'une négociation avec le ou les fournisseurs sélectionnés, les meilleures conditions commerciales à travers l'étude des offres et la mise en place de contrats et une passation de la commande (la rédaction et l'envoi) pour finir avec le suivi et la relance éventuelle des commandes jusqu'à la livraison au lieu et la date convenus, en quantité exprimée et dans la qualité définie dans le cahier des charges pour arriver à nos objectifs de qualité, de coûts, de délai, de flexibilité, de sécurité et de continuité.

Les objectifs d'achat

Objectif des coûts : le service d'achat cherche toujours à réduire les coûts d'achat par le choix du fournisseur offrant des prix plus judicieux et à minimiser les coûts stockage.

(La règle : on ne stocke que si c'est absolument nécessaire).

Objectif de qualité : la qualité est une condition importante pour la réussite d'un produit. Le choix du produit et de fournisseur de qualité assure une sécurité absolument indispensable pour l'entreprise. Par un tel choix, l'entreprise limite les coûts inutiles, de trop (coûts des retards ou erreurs de livraisons...). Objectif de délai : La livraison par le fournisseur dans les délais mentionnés dans le contrat peut éviter les problèmes de la rupture d'activité et par conséquent assure la satisfaction des clients.

Objectif flexibilité : l'obtention des produits au moment voulu. Objectif sécurité et continuité : l'achat dans le respect des conditions mentionnées dans le contrat en évitant les problèmes de rupture pour s'éloigner de tout arrêt ou ralentissement de la production.

Organisation d'achat

Les services : On distingue le service achat qui assure deux opérations la détermination et la mise en œuvre de la politique d'achat et le service magasinage qui assure la réception des commandes, la livraison des matières premières aux ateliers et le recensement des entrées et sorties.
Les hommes : On distingue deux principaux intervenants, l'utilisateur qui est l'origine de la création du besoin et le technicien c'est le prescripteur, la personne qui précise la nature des marchandises et matières pour satisfaire ce besoin.
Les modes de collaboration : On a deux modes peuvent être envisagés : On a la centralisation des achats, ici l'utilisateur assure la formulation de la demande auprès d'un service achat assurant l'approvisionnement (Production de masse). Ainsi que la décentralisation des achats, ici l'utilisateur passe lui-même son contrat et sa commande. (Production à la commande)

L'évolution de la fonction de l'achat

Le e-achat : La fonction achat évolue sûrement avec l'apparition des nouvelles technologies qui permettent de connaître instantanément la disponibilité des produits ainsi qu'avoir des informations complémentaires qui vont aider à éviter les erreurs, la chose qui va favoriser la flexibilité de l'entreprise dans la politique d'achat.
La relation de partenariat : Appelé aussi une relation « Win Win ». Elle est fondée généralement sur une interdépendance à long terme entre l'acheteur et son fournisseur qui peut assurer une qualité et une livraison désirés mais ce type de partenariat nécessite un respect total du cahier de charges.

Conclusion

On a traité la fonction d'achat avec toutes ses particularités en commençant par la notion de l'achat qui se résumé dans le processus d'acquisition des besoins d'exploitation , son processus commençant par l'expression des besoins passant par une consultation des offres en négociant pour sélectionner le meilleur avec qui on passe la commande et on suit sa position jusqu'à la réception , ses objectifs concernant la minimisation des coûts, maximisation de la qualité en assurant une flexibilité et une sécurité , son organisation entre les services d'achat et de magasinage, entre l'utilisateur et le technicien (l'entreprise), entre le mode de collaboration de centralisation et celui de décentralisation jusqu'à l'évolution de l'achat avec les nouvelles technologies sous l'appellation de l'E-chat et des partenariats entre le client et le fournisseur.